Trong quá trình lấy hàng của hãng vận chuyển, các Shop kinh doanh thường gặp một số rủi ro về dán sai mã đơn hàng, đơn hàng vượt cân, giao nhầm hãng vận chuyển. Khi xảy ra những rủi ro này, hàng hóa thường sẽ nằm ở bưu cục chưa được xử lý, làm ảnh hưởng đến thời gian hàng hóa được đi giao.
Vậy, shop cần làm gì để hạn chế những rủi ro gửi hàng cho hãng vận chuyển. Hãy cùng tôi đưa ra những cách khắc phục để đẩy nhanh hàng hóa và dễ dàng giao hàng thành công nhé!
1. Dán sai mã đơn, nhầm mã đơn
Công việc đầu tiên khi bưu tá đến lấy hàng là shop cần đóng gói hàng hóa cẩn thận, đảm bảo an toàn cho hàng hóa. Tiếp theo đó, cần in mã vận đơn và dán lên sản phẩm muốn đi giao. Khi thao tác các việc này,shop có thể gặp lỗi dán sai hoặc nhầm mã đơn. Khi shop mắc lỗi này hệ thống của Chúng tôi sẽ không ghi nhận được để chuyển sang các hãng vận chuyển như: Viettel Post, Bưu Điện EMS…. Do đó, các đơn hàng sẽ không được xử lý đi giao cho đến khi mã đơn cập nhập đúng, và dẫn tới tình trạng làm trễ đơn hàng.
Cách khắc phục
Luôn kiểm tra lại mã đơn trước khi giao hàng cho bưu tá.
Dùng bút ghi mã vận đơn lên gói hàng, đồng thời ghi số điện thoại người bán hoặc người nhận để nếu mã đơn hàng bị sai hãng vận chuyển thì có thể liên hệ để hỗ trợ. Shop nên sử dụng bút dạ nét to.
Trường hợp có máy in, Shop nên in trực tiếp vận đơn của shop trên hệ thống và dán vào gói hàng.
Đóng gói xong sản phẩm nào, dán hoặc ghi mã vận đơn tương ứng lên sản phẩm đó.
Nếu sử dụng dịch vụ vận chuyển khác, Shop cũng thực hiện tương tự.
2. Đơn hàng vượt cân cần xử lý
Các đơn hàng khi đến bưu cục, sẽ được nhân viên cân lại trọng lượng theo đúng trọng lượng thực tế của sản phẩm. Khi cân lại trọng lượng, gói hàng thường xảy ra hiện tượng thay đổi trọng lượng so với trọng lượng tạo ban đầu. Khi xảy ra hiện tượng vượt trọng lượng, đơn hàng sẽ trong tình trạng chờ liên hệ với người bán để xác minh lại phí vận chuyển thay đổi. Do vậy sẽ ảnh hưởng đến thời gian vận chuyển và hành trình của đơn hàng.
Cách khắc phục
Với những đơn hàng vượt cân tại bưu cục, hệ thống tin nhắn qua điện thoại đến công ty vận chuyển sẽ thông báo ngay tức thời đến shop. Shop cần lưu ý kiểm tra tin nhắn hoặc hành trình đơn hàng để kịp thời xác nhận vượt cân.
Các bộ phận lấy hàng, giao hàng của sẽ hỗ trợ cho Shop liên hệ với bưu cục để ưu tiên xử lý đơn hàng. Shop nên thường xuyên kiểm tra trạng thái đơn hàng và gửi phản hồi lại cho bộ phận chăm sóc.
3. Giao nhầm hãng vận chuyển
Là việc cùng lúc, shop sử dụng nhiều hãng vận chuyển, trong quá trình bưu tá đến lấy hàng, shop giao nhầm gói hàng cho hãng vận chuyển khác. Các đơn bị giao nhầm hãng vận chuyển thì hãng vận chuyển sẽ không có thông tin đơn hàng đó khiến đơn hàng bị trễ, đơn hàng không rõ nguồn gốc cho đến khi khách hàng nhận được thông tin và xử lý.
Cách khắc phục
Thêm ghi chú hãng vận chuyển vào Mã đơn hàng để tránh tình trạng giao nhầm hoặc bưu tá lấy nhầm.
Khi phát hiện đơn giao nhầm hãng vận chuyển, shop nên chủ động gọi lại bộ phận hỗ trợ của để nhận được hỗ trợ giao lại hàng.
4. Đơn hàng đã giao nhưng bị hủy, Shop muốn gửi đi tiếp.
Khi đơn hàng Shop đã giao cho bưu tá nhưng sau đó bấm hủy trên hệ thống thì các hãng vận chuyển sẽ không có thông tin để giao hàng đi. Vì vậy, các đơn hàng này sẽ được giữ lại ở Bưu cục chờ Shop xử lý và sẽ không giao đi.
Cách khắc phục
Trường hợp này Shop có thể gửi lại yêu cầu lên bộ phận giao hàng để hỗ trợ khôi phục lại đơn hoặc Shop có thể tạo lại đơn mới và báo lại hỗ trợ dán lại mã hàng mới để cho hàng giao đi.
5. Lấy bill/ kí nhận từ bưu tá
Việc lấy bill/ kí nhận từ bưu tá là căn cứ để khách hàng có thể yêu cầu xử lý các khiếu nại phát sinh sau này (nếu có).
Cách khắc phục
Khi bưu tá tới lấy hàng, khách hàng vui lòng yêu cầu bưu tá giao bill ký nhận (bill ký nhận có giá trị là bill có chữ ký bưu tá). Riêng với hãng Viettel Post, quý khách cần có sổ lấy hàng, trong sổ cần ghi đầy đủ thông tin mã đơn cụ thể và có chữ ký của bưu tá xác nhận.